Kluczowe kroki w procesie onboardingowym — wprowadzanie nowych pracowników

Zatrudnienie nowego pracownika zamiast odchodzącego zawsze jest związane z kosztami. Zaskakujące może być to, że często bardziej opłaca się zaoferować podwyżkę, aby zatrzymać pracownika, niż pozwolić mu odejść — o ile oczywiście jest to osoba, która wnosi dużą wartość do zespołu i cieszy się zaufaniem firmy.

Niemniej jednak błąd polega na podejmowaniu działań w celu zatrzymania pracownika dopiero wtedy, gdy już otrzymuje wypowiedzenie. Kluczowe jest działanie od samego początku, już na etapie onboardingu nowego członka zespołu, który stanowi kontynuację udanej rekrutacji.

Skutecznie przeprowadzony proces onboardingowy pomaga nowym pracownikom szybciej zaaklimatyzować się w firmie i zrozumieć jej kulturę organizacyjną. Dodatkowo pozwala szybko ocenić, czy to, co firma prezentuje w ramach działań employer brandingowych i na etapie rekrutacji jest zgodne z rzeczywistością.

Co to jest onboarding? Plan wdrożenia pracownika w Twojej firmie

Termin "onboarding" w polskim tłumaczeniu odnosi się do procesu "wchodzenia na pokład", co w kontekście zatrudnienia oznacza serię działań mających na celu skuteczne wprowadzenie nowego pracownika do struktury i kultury firmy. Wdrożenie to jest kluczowe dla budowania relacji z zespołem oraz dla zapewnienia nowemu pracownikowi jasności odnośnie do jego roli i obowiązków.

Plan wdrażania pracownika powinien uwzględniać różne aspekty, takie jak historia firmy z uwzględnieniem konkretnych stanowisk i ról, omówienie struktury i kultury organizacyjnej, procedury i procesy firmowe, wartości i cele firmy, obsługę sprzętu, formalności, zakres obowiązków i przyszłe zadania, ścieżkę kariery oraz zapoznanie z różnymi działami firmy. Onboarding w firmie zwykle odbywa się indywidualnie, dostosowując się do specyfiki stanowiska i zadań. Inwestowanie dodatkowego czasu i uwagi w ten proces przynosi liczne korzyści, takie jak poprawa atmosfery, zmniejszenie rotacji pracowników, zwiększenie motywacji i efektywności pracy.

Osoba odpowiedzialna za onbording pracownika

Odpowiedzialność za przeprowadzenie onboarding'u pracownika zazwyczaj spoczywa na osobie doświadczonej, dobrze przeszkolonej i obeznanej z procesami wewnętrznymi firmy. Wybór odpowiedniego specjalisty zależy od struktury i potrzeb przedsiębiorstwa, czasami w proces ten zaangażowane są różne osoby.

Najczęściej to dział HR. jest odpowiedzialny za onboarding, ponieważ zajmuje się wieloma aspektami związanymi z procesami zatrudnienia. Rzadziej bezpośrednio zaangażowany jest przełożony pracownika.

Ile trwa proces onboardingu?

Czas trwania i monitorowanie procesu onboardingu mogą się różnić, trwając od kilku dni do nawet kilku miesięcy. Zależy to od wielu czynników, takich jak złożoność procesów wewnętrznych i doświadczenie nowego pracownika. Ważne jest dostosowanie planu spotkań i szkoleń do indywidualnych potrzeb pracownika, aby zapewnić mu pełną samodzielność.

Proces onboardingu nie powinien być zbyt obciążający ani przytłaczający dla nowego pracownika, ponieważ może to prowadzić do efektu odwrotnego niż zamierzony. Dlatego ważne jest, aby plan był rozsądny, uwzględniający czas na odpoczynek, powtórzenia informacji i dodatkowe szkolenia, jeśli będą potrzebne. Zaleca się podział procesu na etapy oraz monitorowanie postępów pracownika i jego samopoczucia.

Z jakich etapów składa się skuteczny onboarding?

Onboarding pracownika składa się z różnych etapów, które muszą być dostosowane do specyfiki i potrzeb danej organizacji. Dział HR. zazwyczaj przygotowuje wstępny plan, który obejmuje kolejne kroki procesu. Typowy onboarding można podzielić na cztery etapy, określane jako "4C":

Etap 1: Zgodność (Compliance) — obejmuje przedstawienie procedur administracyjnych, takich jak zasady dotyczące dokumentacji, badań medycznych, czy procesów wewnętrznych.

Etap 2: Wyjaśnienie (Clarification) — w tym etapie pracownik poznaje cele zarówno krótko-, jak i długoterminowe, zarówno indywidualne, jak i zespołowe oraz firmowe.

Etap 3: Kultura (Culture) — obejmuje zapoznanie się z kulturą pracy, wartościami i celami organizacji oraz aspektami nieformalnymi, takimi jak spotkania integracyjne.

Etap 4: Połączenie (Connection) — w tym etapie nowy pracownik dowiaduje się więcej o zespole i relacjach w organizacji, poznaje liderów działów, hierarchię i strukturę organizacyjną.

Onboarding pracownika to proces podzielony na różne etapy, które obejmują zapoznanie z procedurami administracyjnymi, celami organizacji, jej kulturą oraz relacjami w zespole i strukturą organizacyjną.

Onboarding pracownika w prostych krokach

• Zaangażowanie nowej osoby przed rozpoczęciem pracy

Zachęcaj do kontaktu z nową osobą jeszcze przed dniem rozpoczęcia pracy, aby przyspieszyć proces wdrożenia.

Wyślij e-mail z informacją o pierwszym dniu pracy oraz procesie onboardingu, wraz z rozkładem zajęć na pierwszy tydzień.

Poproś o krótkie wprowadzenie się przez nowego pracownika, które można podzielić z zespołem.

Prześlij dokumenty wymagane przez dział HR i informacje na temat benefitów pracowniczych.

Jeśli to możliwe, dodaj wskazówki dotarcia do biura.

• Stworzenie wyjątkowego pierwszego dnia pracy

Zorganizuj powitanie dla nowej osoby w biurze przez członków zespołu lub działu HR.

Pozostaw na biurku drobne prezenty powitalne, takie jak butelka wina i notatka od CEO.

Zapewnij gotowe stanowisko pracy, w tym laptop, biurko i inne niezbędne akcesoria.

Oprowadź nowego pracownika po biurze i przedstaw go pozostałym członkom zespołu.

Wyślij e-mail do wszystkich pracowników, przedstawiając nowego członka zespołu.

• Zakomunikowanie jasnych oczekiwań

Zorganizuj spotkania wprowadzające z kluczowymi współpracownikami, aby omówić zakres obowiązków i odpowiedzialności.

Uświadom nowemu pracownikowi rolę, jaką ma w zespole i firmie oraz możliwości rozwoju na nowym stanowisku.

Ustal jasne cele i kryteria oceny na różne etapy pierwszych miesięcy pracy.

Udzielaj regularnej informacji zwrotnej, aby wspierać nowego pracownika we wdrażaniu się w nowe obowiązki.

• Wyznaczenie mentora i zapewnienie zajęć

Zaproponuj nieformalne spotkanie zapoznawcze z zespołem oraz wyznacz mentora, do którego nowy pracownik może zwracać się z pytaniami.

Pomóż w poznaniu systemów i narzędzi używanych w firmie oraz przygotuj listę zadań dostosowanych do nowego stanowiska.

Zapewnij, że nowy pracownik ma zajęcia od samego początku, aby czuł się mile widziany i potrzebny w zespole.

• Prośba o informację zwrotną

Zachęcaj nowego pracownika do udzielenia szczerej informacji zwrotnej na temat procesu onboardingowego.

Zadawaj pytania dotyczące różnych etapów onboardingu, aby ocenić skuteczność procesu i dostosować go do potrzeb nowych pracowników.

Poprzez zastosowanie tych praktyk onboardingowych, możesz zwiększyć skuteczność wdrożenia nowych pracowników i zwiększyć retencję w Twojej organizacji.

Podsumowanie

Pamiętaj, że proces onboardingu nie kończy się pierwszego dnia. To kontynuujący się proces, który należy monitorować i rozwijać. Zainicjuj rozmowę z nowymi pracownikami po kilku dniach, zapytaj ich o pierwsze wrażenia i czy potrzebują jakiejś dodatkowej pomocy. Każda informacja zwrotna jest niezwykle cenna!